Microsoft Outlook / Exchange

Microsoft Outlook ist die zentrale Software an vielen Arbeitsplätzen und zwar nicht nur zum Versenden und Empfangen von E-Mails.
Mit Outlook alleine kann man aber keine komplette Business Software Lösung aufbauen.
Daher gibt es von mehreren Anbietern Standardsoftwarelösungen, die E-Mails, Aufgaben, Kontakte und Kalender zwischen Outlook bzw. Exchange und z.B. einer SQL Server Datenbank synchronisieren. Die Benutzer können so weiterhin mit ihrem geliebten Outlook arbeiten und die SQL Server Datenbank speichert dann neben den Daten aus Outlook auch alle anderen geschäftsrelevanten Daten und ermöglicht dadurch Verknüpfungen des gesamten Datenbestandes im Unternehmen mit allen damit zusammenhängenden Vorteilen.
DAERO hat bereits seit einigen Jahren praktische Erfahrungen mit Standardsoftwarelösungen für die Datensynchronisation zwischen Outlook und einer SQL Server Datenbank.
Je nach Umfang der von Ihnen gewünschten Schnittstelle für einen Datenaustausch muss also geprüft werden, ob der Einsatz einer solchen Standardsoftwarelösung Sinn macht oder ob eine individuell programmierte Lösung eventuell günstiger oder einfacher ist.
Kleinere Datenexporte nach Outlook oder z.B. der automatisierte E-Mail Versand über Outlook programmieren wir der Einfachheit halber aber meist selber.
Die Videos mit Praxisbeispielen können Sie einfach durch einen Klick auf die folgenden Bilder starten.

Outlook E-Mail Versand mit XFeldX-Vorlage (0:55 Minuten)

Um das folgende Video vollständig verstehen zu können, sollten Sie sich zuerst die Erklärungen zur XFeldX – Technik auf der Excel Seite anschauen.

Exportieren einer Aufgabe aus der Datenbank nach Outlook (1:34 Minuten)

Exportieren von Kontakten aus der Datenbank nach Outlook (2:28 Minuten)

E-Mails aus Outlook in die Datenbank übertragen

Natürlich ist es auch möglich, E-Mails aus Outlook in die Datenbank Ihrer Business Software zu übertragen. Ein Anwendungsbeispiel könnte z.B. so aussehen, dass Sie in Ihrer Business Software eine Liste mit Aktivitäten von allen Mitarbeitern haben und dass dort neben z.B. Telefonnotizen oder Besuchsberichten auch E-Mails eingetragen werden, die dann eben automatisch aus Outlook kommen. Jeder Mitarbeiter könnte dann z.B. seine Aktivitäten verknüpfen mit anderen Informationen aus der Business Software wie z.B. Projekten. Auf diese Art und Weise hat man dann relativ schnell den Kern einer CRM Software programmiert (CRM = Customer Relationship Management). Bei der Übertragung von E-Mails in die Datenbank gibt es einige wesentliche Dinge zu beachten:

a) E-Mail Adressen Zuordnung zu Personen
Aus den Outlook E-Mails sollten die E-Mail Adressen extrahiert und separat in der Datenbank gespeichert und Personendatensätzen zugeordnet werden. Dabei muss beachtet werden, dass jede Person mehrere E-Mail Adressen haben kann. Durch diese Maßnahme haben Sie dann die Möglichkeit, alle Aktivitäten und insbesondere natürlich alle E-Mails von oder an eine bestimmte Person herauszufiltern.

b) E-Mails im HTML Format
Viele E-Mails sind im HTML Format. Es gibt die Möglichkeit, einfach nur den Text aus der E-Mail zu extrahieren und in die Datenbank zu übertragen oder die gesamte E-Mail im HTML Format.

c) Spam E-Mails
Im Idealfall sollten Spam E-Mails schon herausgefiltert werden bevor sie überhaupt Outlook erreichen. Bei automatischer Übertragung von E-Mails in die Datenbank ist das nochmal wichtiger.

d) E-Mail Attachments
Es muss eine Entscheidung getroffen werden, was mit den Anhängen an der E-Mail passieren soll. Man könnte sie z.B. automatisch nochmal separat abspeichern oder auch einfach ignorieren und die E-Mail ohne Attachments in die Datenbank übertragen.

Fragen Sie bei Interesse an einer solchen Lösung einfach nach und lassen Sie uns das besprechen.