Buchhaltung

Buchhaltungsschnittstelle

Die laufende Buchhaltung und die Jahresabschlüsse werden entweder direkt in Ihrem Unternehmen oder außerhalb von einem externen Dienstleister oder Steuerberater erledigt. Dazu wird eine Buchhaltungssoftware eingesetzt und es sind Personen mit spezieller Ausbildung und Buchhaltungskenntnissen erforderlich.

Buchhaltungssoftware bietet oft eine Bankschnittstelle zum Einlesen von Bankdaten oder auch Schnittstellen für einen Datenaustausch mit dem Finanzamt z.B. für die UST-Voranmeldungen. Die wesentliche Besonderheit der Buchhaltungssoftware ist aber, dass sie ständig aktuell die neueste Gesetzeslage berücksichtigen muss.

Unternehmen mit gleicher Rechtsform und gleicher Größenklasse haben vielleicht unternehmensspezifische Kontenrahmen, aber die grundlegende Buchhaltung verläuft in der Regel nach demselben gesetzlich geregelten Verfahren.
Aus diesen Gründen wird für die Buchhaltung eigentlich immer eine Standardsoftware eingesetzt oder ein standardisierter Internetservice genutzt.

Viele Unternehmen möchten die Buchhaltungssoftware aber nicht isoliert als alleinstehende Insellösung betrachten, denn im Kern ist die Buchhaltungssoftware ja auch eine Datenbank mit wichtigen Informationen für das Unternehmen. Diese Unternehmen haben zwei Hauptgründe, warum Sie die Buchhaltungssoftware in Ihre Business Software integrieren wollen:

a) Kosten einsparen

• Stammdaten wie zum Beispiel Kunden und Lieferanten müssen nur an einer Stelle eingegeben werden und stehen dann überall zur Verfügung
• Entlastung des Fachpersonals aus der Buchhaltung durch Auslagerung von buchhaltungsnahen Arbeiten, die aber keinen gesetzlichen Vorschriften unterliegen und für die keine spezielle Ausbildung erforderlich ist. Zum Beispiel können Rechnungen außerhalb der Buchhaltungssoftware in einem standardisierten Vorgang erfasst, gescannt, geprüft, freigegeben und anschließend automatisiert in die Buchhaltungssoftware übertragen werden. Die eigentliche Buchung kann dann von einer Fachkraft direkt in der Buchhaltungssoftware durchgeführt werden.
• Einsparung von Lizenzkosten bei der Buchhaltungssoftware. Es sind weniger Lizenzen der Buchhaltungssoftware erforderlich oder gar keine, wenn Sie externe Dienstleister in Anspruch nehmen (Outsourcing). Die wichtigsten Daten aus der Buchhaltung können gegebenenfalls vereinfacht oder zusammengefasst in die eigene Business Software übertragen und dort von berechtigten Personen, die nicht selber buchen müssen, eingesehen werden. Diese Personen sparen sich dann die Installation der Buchhaltungssoftware auf ihrem PC.
• Vereinfachter Informationsaustausch mit externem Steuerberater durch elektronische Übermittlung von Daten und Belegen
• Schnellere und einfachere Plausibilitätskontrolle der Daten aus der Buchhaltung

b) Informationsqualität verbessern…

• …durch Verknüpfung zusammengehöriger Daten.
  Meistens wird über die verpflichtende Buchhaltung hinaus noch eine Kosten- und Leistungsrechnung für unternehmensinterne Zwecke gepflegt oder es werden interne Abschlüsse erstellt oder es soll ein Projektcontrolling durchgeführt werden. Durch die Zusammenführung und Verknüpfung der Daten aus der Buchhaltung z.B. mit den Aufträgen, Projekten, Kunden, Verträgen oder Produkten aus Ihrer Business Software können Sie erweiterte Analysen und Auswertungen mit höherem Informationswert erstellen.
• …durch Vereinheitlichung der Darstellung und Präsentation.
  Stellen Sie Ihre Buchhaltungsdaten gemeinsam mit allen anderen Geschäftsdaten in Ihrer individuellen Business Software dar und nutzen Sie die Vorteile einer einheitlichen Präsentation in einer vertrauten Softwarebenutzeroberfläche.
• …durch Vervollständigung fehlender Daten.
  In Ihrer individuellen Business Software sind wichtige Informationen z.B. über neue Projekte, Verträge oder Zahlungsverpflichtungen oft viel früher vorhanden als in Ihrer Buchhaltungssoftware. Diese Informationen sind wichtig z.B. für eine Liquiditätsplanung oder interne Kosten- und Leistungsrechnungen. Allein auf Basis der Informationen aus der Buchhaltung wäre eine zuverlässige und vorausschauende Planung also nicht sinnvoll möglich.

Eine gute Buchhaltungssoftware bietet immer auch leistungsfähige Export- und Importfunktionen für einen Datenaustausch mit Ihrer individuellen Business Software. In vielen Fällen gibt es auch richtige Programmierschnittstellen, die einen regelmäßigen automatischen Datenaustausch mit Ihrer individuellen Business Software ermöglichen.

Auf diese Weise können Sie Ihre Buchhaltungssoftware bzw. die darin enthaltenen wichtigen Daten überall dort in Ihre Business Software integrieren, wo es zweckmäßig und sinnvoll ist.

Buchhaltungsschnittstelle Teil 1 (4:15 Minuten)

Buchhaltungsschnittstelle Teil 2 (9:03 Minuten)